Vaikka kasvokkaiselle kohtaamiselle ei löydy vertaista, virtuaaliset ja hybridikokoukset, -tilaisuudet ja -tapahtumat ovat silti tehokas keino suuren yleisön saavuttamiseksi ja tuoton maksimoimiseksi. Niiden avulla voit sitouttaa, tiedottaa ja inspiroida osallistujia.
Järjestitpä sitten tilaisuuksia työntekijöillesi, asiakkaillesi tai kumppaneillesi, sinun kannattaa huomioida virtuaaliset ja hybriditilaisuudet pitkän aikavälin strategiassasi.
Kyseessä ei toki ole mikään uusi idea, mutta nyt yritysten tulee sopeutua tarjoamaan virtuaaliyleisölle yhtä voimakas elämys kuin paikalla olijoille – vaikka sitten se tulisi striimauksen tai jälkikäteen katsottavan esityksen välityksellä.
Miten siis siirtää kasvokkainen tilaisuus tai kokous digitaaliseen maailmaan?
American Express Meetings & Events on luonut oppaan, joka pohtii kahdeksaa eri vaihetta tapahtuman elämänkaaren alusta loppuun. Tämä opas auttaa sinua tekemään virtuaalisesta tilaisuudestasi interaktiivisen ja sitouttavan tapahtuman.
Virtuaalisen tilaisuuden muoto
Kun pohdit, missä muodossa järjestäisit virtuaalisen tai hybriditilaisuuden, mieti tavoitteitasi, budjettiasi ja aikajanaa. Ne auttavat päättämään, mikä muoto toimii parhaiten.
Mieti, millaisen tilaisuuden tai kokouksen olet järjestämässä ja miten se sopii virtuaaliseen tai hybridiympäristöön. Suurin osa tilaisuuksista voidaan sopeuttaa virtuaaliseen ympäristöön, mutta jotkut tilaisuudet toimivat paremmin kasvotusten. Tällaisia ovat vaikkapa palkkiomatkat tai tiimin virkistyspäivät.
Pelkästään virtuaalisesti järjestettävät tilaisuudet vaativat vähemmän suunnitteluaikaa ja -vaivaa, sillä vuorovaikutus jää vähäisemmäksi. Hybriditilaisuudet, joissa osa osallistujista on paikan päällä ja osa etänä, vaativat enemmän koordinointia ja AV-tukea, ja monessa eri paikassa yhtaikaa tapahtuvat multi-hybriditilaisuudet ovat niitä vaativimpia, sillä niissä on eniten muuttujia.
Elämänkaari
Aivan kuten kasvokkaiset tilaisuudet, myös virtuaaliset ja hybriditilaisuudet vaativat perusteellista suunnittelua.
Teknologia on luonnollisesti tärkeä osatekijä mutta ei ainoa pohdittava asia. On oleellista suhtautua virtuaalisen tilaisuuden järjestämiseen samalla vakavuudella kuin kasvokkaiseenkin tilaisuuteen. Kaikki se ideointi ja luovuus, mitä tapahtumasuunnittelijat keksivät kasvokkaiseen tilaisuuteen, voidaan sopeuttaa myös virtuaaliseen ympäristöön.
- Suunnittele, mitoita ja ideoi oikeanlainen elämys tavoitteillesi, säännöillesi ja linjauksillesi.
- Arvioi saatavilla olevat tekniset ratkaisut ja valitse oikeanlaiset täyttämään tavoitteesi.
- Luo tilaisuudellesi identiteetti ja ulkoasu, jotka tukevat sen strategiaa ja joita käytät kaikissa siihen liittyvissä viesteissä ja materiaaleissa.
- Kerää kutsu- ja ilmoittautumistiedot, jotta voit seurata ja maksimoida osallistujat.
- Suunnittele materiaalit ja preppaa puhujat, jotta kaikki sujuu saumattomasti.
- Hallinnoi osallistujakokemusta, jotta virtuaalisesta tilaisuudestasi tulee mahdollisimman mukava, sitouttava ja henkilökohtainen.
- Hanki tekniikka ja sen tuki ammattilaisilta niin, että sinä ja tiimisi voitte keskittyä tilaisuuden varsinaiseen tarkoitukseen eikä teidän tarvitse tapella yhteyksien kanssa.
- Maksimoi tulokset ja hyödynnä keräämääsi dataa. Kerro saavutetusta arvosta sisäisille sidosryhmille. Seuraa osallistujien palautteita ja ota niistä opiksi.
Täältä voit ladata itsellesi koko oppaan, jossa paneudutaan tarkemmin näihin kahdeksaan kohtaan ja miten hyödynnät niitä virtuaalisissa tilaisuuksissa: https://www.amexglobalbusinesstravel.com/meetings-events/research-insights/