Energiavirasto ja SMTevents tekevät yhteistyötä tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämisessä. Energiavirasto järjestää vuosittain useita pienempiä sidosryhmätilaisuuksia itse sekä yli 70 hengen tilaisuuksia yhteistyössä SMTevents-tiimin kanssa.
Energiaviraston tilaisuudet suunnataan eri kohderyhmille kuten voimalaitosten edustajille, sekä pääkaupunkiseudulla myös medialle ja sidosryhmäjärjestöille. Tilaisuudet ovat pääasiassa kokopäiväisiä seminaareja, jotka päättyvät verkostoitumistilaisuuteen.
Selkeä työnjako auttaa hallinnointia
Energiavirasto kilpailutti tapahtumajärjestelynsä pari vuotta sitten. - Olemme pieni kuudenkymmenen hengen asiantuntijavirasto. Niinpä tilaisuuksien järjestäminen itse veisi liikaa aikaa. Siksi nimeämme kullekin tilaisuudelle yhteyshenkilön, joka toimii SMTeventsin kontaktina, selittää uusiutuvan energian ryhmäpäällikkö Pekka Ripatti (kuvassa).
Pekalla itsellään on kokemusta jo kahden tilaisuuden järjestämisestä yhteistyössä SMTeventsin kanssa. Työnjaon peruslinjat ovat selvät.
- Me Energiavirastossa määrittelemme tilaisuuden ohjelman ja ajankohdan sekä arvioimme osallistujien määrän, kuvailee Pekka. - Näiden pohjalta SMTevents esittää meille sopivaa toteutusta sekä tilaa ja tekee kustannusarvion. Tilaisuuden isot linjat sovimme yhdessä.
Langat käsissä
SMTevents hoitaa käytännön järjestelyt tilaisuuksien käytännönjärjestelyt. Apuna tilaisuuksien hallinnoimisessa on kätevä web-pohjainen palvelu, joka taipuu asiakkaan tarpeiden mukaan.
- Keräämme ilmoittautumiset sekä mahdolliset muutokset ja hoidamme myös osallistujien laskutuksen samalla kertaa kätevästi yhden sivuston kautta, kertoo Energiaviraston tilaisuuksista vastaava Eeva Herranen SMTeventsistä.
- Energiavirasto saa samaan palveluun halutessaan käyttäjätunnuksen, jonka avulla yhteyshenkilö voi seurata osallistujatilannetta reaaliajassa.
Samalla SMTevents hoitaa yhteydenpidon tapahtumapaikkaan ja muutkin käytännönjärjestelyt. - Sovimme tarjoilusta, erikoisruokavalioista, tekniikasta sekä mahdollisesta muusta ohjelmasta. Teemme osallistujien nimikyltit ja olemme paikan päällä toivottamassa ihmiset tervetulleiksi ja jakamassa nimikyltit, Eeva selittää. - Tilaisuuden jälkeen lähetämme osallistuneille tyytyväisyyskyselyn ja raportoimme sen tuloksista Energiavirastolle. On tärkeää, että kysely lähetetään osallistujille heti tapahtuman jälkeen ja jos mahdollista vielä samana päivänä. Ihmiset ovat motivoituneempia vastaamaan, kun tapahtumasta on tuore tunnejälki ja järjestäjä saa paremmin palautetta, joka vaikuttaa tulevien tapahtumien suunnitteluun.
- Oikeastaan voisimme hyödyntää vielä enemmänkin SMTeventsin apua itse tilaisuudessa. Heiltä voi saada apua esimerkiksi juokseviin asioihin itse tilaisuuden aikana, Pekka toivoo. - Kaiken kaikkiaan yhteistyömme on sujunut hyvin. Tämä tuntuu järkevältä tavalta toimia.
---
Energiavirasto valvoo ja edistää sähkö- ja maakaasumarkkinoiden toimintaa, ilmastotavoitteiden saavuttamista sekä uusiutuvan energian käyttöä.