Fortumilla on ollut käytössä strateginen tapahtumienhallintaohjelma vuodesta 2012. Ostopäällikkö Anette McCarthy kertoo, millaisen taipaleen he ovat kulkeneet tähän mennessä ja mitä etuja sillä saavuttaneet.
"Minusta tuntui itsestään selvältä yhdistää tapahtumat matkahallintoon", Anette kuvailee. "Tarjouduin sukeltamaan tälle harmaalle alueelle ja onnistuin vakuuttamaan esimieheni tapahtumahallinnan tärkeydestä."
Anetten aloittaessa tehtävänsä tapahtumahallinta oli eräänlainen villi länsi. Kumppanisopimuksia oli tehty vain muutamia, eikä keskitettyä dataa hallinnointia ja kustannusten seurantaa varten ollut lainkaan. Sekä Anette että Fortumin matkatoimisto American Express Global Business Travel GBT yhdessä suomalaisen edustajansa SMT:n kanssa alkoivat selvitellä tätä tuntematonta vyöhykettä haastatteluilla ja analyyseilla.
Tulimme molemmat samaan lopputulokseen: meillä oli näin ja näin paljon kontrolloimattomia kuluja, joista kenelläkään yrityksessä ei ollut tarkkaa tietoa.
Niinpä Anette käynnisti erillisen projektin ja keräsi mukaansa sisäisen projektitiimin, joka koostui tapahtumien ja kokousten järjestäjistä sekä Ruotsista että Suomesta. "On tärkeää edetä askel askeleelta eikä yrittää syödä koko kakkua kerralla", Anette varoittaa. "Pelkkä analysointivaihe kesti meillä noin vuoden." Anetten haasteina olivat mm. sadat tarkemmin määrittelemättömät palveluntuottajat, sopimukset joiden peruutusehtoja kukaan ei ollut kunnolla tutkinut ja vastahakoiset tapahtumien järjestäjät, jotka olisivat halunneet jatkaa palveluiden shoppaamista sieltä ja täältä.
Nykyään projekti on yhä käynnissä Fortumissa, mutta yhtiö on myös ottanut tärkeitä edistysaskelia strategisessa tapahtumaohjelmassaan. "Ensin analysoimme joitakin omia esimerkkitapahtumiamme ja selvitimme kaikki niiden hallinnoimisen kulut. Laskimme esimerkiksi kauanko aikaa vie, jos hoidamme itse kaikki tapahtumajärjestelyt alusta loppuun. Lopputulos oli yllätys kaikille sidosryhmille", Anette selittää.
"Sen jälkeen järkeistimme palveluntuottajaverkostomme. Tunnistimme tärkeimmät kumppanimme ja teimme niiden kanssa oikeat, kunnolla läpiluetut sopimukset. Tämä tuo säästöjä laskutusprosessiimme. Lopuksi laadimme helpon ohjeistuksen tapahtumien ja kokousten järjestäjille. Se tekee omista prosesseistamme yhtenäisiä ja säästää aikaamme ja voimavarojamme."
Anettella riittää kuitenkin vielä puuhaa. Seuraavaksi Fortum alkaa odottaa enemmän tiivistetyltä kumppaniverkostoltaan. Tarkoitus on saada olemassa olevilta kumppaneilta uusia ideoita ja uutta tarjontaa tapahtumiin ja kokouksiin - tavallaan haastaa heidät ideoimaan uutta. Toinen kehitysalue on kumppanien tuottama raportointi, jota Fortum haluaa kehittää edelleen tapahtumahallinnan tarpeisiinsa.
Strategiset tapahtumaohjelmat ovat tulleet yrityksiin jäädäkseen. "Vaikka videokokoukset ovatkin yleistyneet sisäisissä palavereissamme, kasvokkain tapaamisille on aina tarvetta", Anette vakuuttaa.
Kuinka pääset alkuun strategisessa tapahtumaohjelmassa? Tässä Anetten parhaat vinkit:
- Varaa aikaa implementointiin
Ole kärsivällinen ja varaudu jopa vastustukseen, kun esittelet tapahtumaohjelman. Toisaalta jo pienillä askelilla voit saavuttaa suuria.
- Kerää paljon tietoa
Mitä et voi mitata, sitä et voi johtaa. Jotta voisit hallinnoida tapahtumakulujasi, sinun täytyy ensin tuntea ne. Siksi tarvitset mahdollisimman paljon tietoa.
- Hanki johdon tuki taaksesi
Ilman sitä ideasi ei tule ottamaan tulta. Valmistele hyvä esitys, havainnollista kulut ja myy ideasi.
- Älä jyrää kaikkea valinnan vapautta
Ihmiset haluavat mahdollisuuden päättää itse. Anna siis heille valinnanvapautta tiettyjen yhteisten raamien ja tuottajaverkoston sisällä. Älä tee tapahtumaohjeistuksestasi liian tiukkaa ja yksityiskohtaista.
- Jaa onnistumiset
Strategisen tapahtumaohjelman maastouttaminen koko organisaatioon vaatii paljon työtä ja johdon tukea. Kaikkien käyttäytymistä on vaikea muuttaa hetkessä. Valjasta käyttöösi lähettiläitä, jotka vievät viestiäsi eteenpäin paikallisesti. Kerää tarinoita onnistumisista ja jaa ne kaikkien kanssa.