Miten pidät matkahallinnan langat käsissäsi, jos yksiköitä on yli kolmekymmentä ja matkustajia useita tuhansia? Noora Fils Helsingin kaupungilta kertoo omista kokemuksistaan matkustusasioiden koordinoinnista ja tiedonvälityksestä.
Noora työskentelee Helsingin kaupungin hankintakeskuksessa palvelupäällikkönä ja vastaa mm. matkustuspalveluiden kilpailuttamisesta ja sopimusten hallinnasta. Virkamatka-asioissa hänellä on laaja yhteistyöverkosto, jonka ydin on virkamatkatyöryhmä. Se seuraa, arvioi ja kehittää kaupungin virkamatkustusta ja siihen liittyviä asioita. Sillä onkin tärkeä rooli juuri kokonaisuuden hahmottamisessa ja eri tahojen keräämisessä yhteen.
- Virkamatkatyöryhmässä on mukana matkatoimistopalvelusopimuksesta vastaava hankintakeskus, virkamatkaohjeet laativa keskushallinto, matkahallintajärjestelmän ja matkatilin toiminnasta vastaava Talpa sekä edustajat virastoista, joissa on paljon matkustusta, Noora luettelee. - Näissä on myös henkilöitä, jotka itse matkustavat tai toimivat matkanvaraajina, joten ryhmässä on käytännön kokemusta matkustamiseen ja matkanvaraamiseen liittyen, mikä on hyvin tärkeää.
Lisäksi virkamatkatyöryhmän kokouksissa on useimmiten mukana myös SMT:n yhteyshenkilö, jonka kanssa käydään läpi esimerkiksi matkustajien SMT:n toiminnasta antamia palautteita, liikematkustuksen yleisiä kehitystrendejä ja ajankohtaista muuta tietoa.
Miten tavoitat matkanvaraajat?
Helsingin kaupungilla matkustajat varaavat matkoja itse tai matkanvaraajat varaavat matkoja heidän puolestaan. Sähköisen itsevarausjärjestelmän myötä matkojen varaaminen itse on helppoa, nopeaa ja vaivatonta. Itsevarausjärjestelmän käyttö on koko ajan lisääntymässä. Järjestelmä on ollut vasta muutaman vuoden käytössä.
Koska matkanvaraajia on paljon ja myös matkustajat itse varaavat matkoja, tiedonvälitys on keskeisessä roolissa. Helsingin kaupungilla kaikki matkustukseen liittyvä tieto, ohjeistukset ja yhteystiedot on saatavissa kaupungin yhteisestä intranetistä. Lisäksi tietoa löytyy kaupungille räätälöidystä SMT:n matkustusportaalista, josta on myös linkki kaupungin intranetiin.
Tärkeä linkki matkanvaraajiin ja matkustajiin ovat eri yksiköiden virkamatkayhteyshenkilöt, jotka välittävät tietoa eteenpäin omissa virastoissaan.
- Kerran tai kaksi vuodessa järjestämme SMT:n kanssa yhdessä virkamatkainfoja. Näissä tilaisuuksissa käydään läpi mahdollisia muutoksia, muistutetaan matkustukseen liittyvistä ohjeista ja mistä tietoa löytyy. Lisäksi mukana on usein myös muita kaupungin matkustuksen sopimuskumppaneita kertomassa heidän ajankohtaisista asioista, Noora kertoo.
Ajankohtaisia matkustukseen liittyvää tietoa esim. lentoyhtiöitä koskevista lakoista yms. matkustajat saavat SMT:n uutiskirjeiden kautta.
---
Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja, jonka palveluksessa on noin 40 000 eri alojen ammattilaista ja asiantuntijaa 33 virastossa ja liikelaitoksessa. Tehtävänimikkeitä kaupungilla on noin 2 000 erilaista. Hankintakeskus on kaupungin hankintojen asiantuntijaorganisaatio ja yhteishankintayksikkö, joka kilpailuttaa yhteishankintoja virastoille ja liikelaitoksille sekä konserniyhteisöille sekä avustaa kaupunkiyhteisöä hankintoihin liittyvissä asioissa.