Kun varaat matkaa, ota tästä muistilista mukaan:
- Kerro kuka olet ja kuka matkustaa.
Monet vaihtoehdot riippuvat matkustaja-profiilista. Ei siis ole se ja sama, varaatko matkaa itsellesi vai naapurihuoneen insinöörille.
- Anna tarkka aikataulu.
Kerro lento ja lennonnumero, tai kerro moneltako sinun pitää olla kohteessa ja lähteä kotiin päin. "Aamulento" voi olla toiselle klo 6, toiselle klo 10.
- Oletko varaamassa vai shoppailemassa
Ilmoita selkeästi, haluatko nähdä eri vaihto-ehtoja tarjouksessa, vai haluatko, että etsimme heti parhaan yhteyden ja varaamme sen. Tarjousta varten ei ole vielä tehty varauksia.
- Millaisen lentolipun haluat
Onko mukanasi ruumaan meneviä laukkuja? Tarvitsetko muutoskelpoisen lipun vai halvimman mahdollisen? Halpa lippu kirjoitetaan heti, eikä sitä voi muuttaa tai perua sen jälkeen. Jos aikataulusi on vielä epävarma, muutoskelpoinen lippu säästää vielä pitkän pennin.
- Mitä muita lisäpalveluita tarvitset?
Onko sinulla jo majoitus? Taksikyyti lentokentältä hotelliin? Viisumi? Täyden palvelun liikematkatoimistona autamme sinua mielellämme kaikissa matkajärjestelyissäsi.
- Mitä firmasi haluaa
Jotkin yritykset tarvitsevat varaukselle myös omaa tietoaan. Se liittyy usein laskutuksen kohdentamiseen ja voi olla esim. kustannuspaikka, projektinumero tai matkustuksen syykoodi. Nämä ovat yrityskohtaisia, joten tarkistathan, onko omalla firmallasi sellaisia käytössä, ja selvität oikeat koodit.
Mitä kaikkea matka-asiantuntijan työpäivässä tapahtuukaan? Montako klikkausta tarvitaan, ennen kuin sinun matkavarauksesi on kunnossa ja e-liput sähköpostissasi? Tervetuloa mukaamme kurkistamaan Kaisa Poutun tyypilliseen työpäivään.
SMT:hen tulee päivittäin noin 2 500 puhelua ja sähköpostia matkavarauksiin liittyen. Kiireellisissä asioissa kannattaa aina pirauttaa meille: pyrimme vastaamaan puheluusi mahdollisimman pian, ja työajan ulkopuolella puhelusi kääntyy edelleen omaan suomalaiseen päivystyspalveluumme. Sähköposteihin vastaamme työaikana yleensä muutamassa tunnissa.
Niinpä Kaisakin aloittaa työpäivänsä joko puhelin- tai sähköpostivuorossa. Yksi tiimiläinen on aina myös taustatukena ns. jonovuorossa: hän seuraa varausjärjestelmään palveluntuottajilta tulevia tärkeitä viestejä ja reagoi heti, jos vaikkapa lentoyhtiö ilmoittaa aikataulunmuutoksesta tai hotelli kyselee matkustajan saapumisaikaa.
Matkavarauksen käsittelemisessä on monta vaihetta. Jos soitat meille, selvitämme kaikki yksityiskohdat saman tien puhelimessa. Jos taas lähetät sähköpostia, saatamme pirauttaa sinulle takaisin ja kysellä lisätietoja, jotta saamme tehtyä varauksesi kerralla kuntoon.
Joka tapauksessa ensimmäisen yhteydenoton saapuessa meille tarkistamme ensin, kuka on varaaja ja matkustaja. Kaikista asiakkaistamme on olemassa matkustajaprofiili. Sen perusteella tiedämme, mistä yrityksestä soitat, millainen on yrityksesi matkustusohje, ketä laskutamme, istutko mieluummin ikkuna- vai käytäväpaikalla ja mikä on passinumerosi.
Jos haluat tarkastella eri matkavaihtoehtoja, lähetämme sinulle ensin tarjouksen. Sen yksityiskohdista on sovittu yrityksesi kanssa: montako ja millaisia vaihtoehtoja tarjoamme.
- Tarjoan asiakkaan pyytämää vaihtoehtoa mutta haluan mielelläni myös yllättää hänet vielä paremmalla vaihtoehdolla, hymyilee Kaisa. - Joskus markkinoille on tullut esimerkiksi uusia reittejä tai uusia aikatauluja, jotka sopisivat vanhaa tarjontaa paremmin asiakkaalle. Tai muutoskelpoinen lippu on tarjouksessa vain vähän halvinta lipputyyppiä kalliimpi, jolloin se on turvallinen valinta.
Kun sitten valitset mieleisesi vaihtoehdon meille, tarkistamme, onko kyseistä hintaa vielä saatavilla, lisäämme varaukselle hintasäännöt ja muutos- ja peruutusohjeet sekä mahdolliset yrityskohtaiset viitteet. Tämän jälkeen lähetämme sinulle Älykkään matkavahvistuksen. Kun klikkaat sähköpostissasi olevaa linkkiä, saat monipuolisia, ajantasaisia lisätietoja matkastasi. Tarkistathan heti, että vahvistuksessasi olevat tiedot ovat oikein, sillä joskus erehdyksiä sattuu.
Seuraavaksi varauksesi siirtyy Kaisan käsistä kohti automaatiota. Kun varaus on tehty, lippu siirtyy automaattisesti varausjärjestelmään odottamaan sovittua lipunkirjoitusajankohtaa ja sieltä edelleen laskutukseen. Kaisa taas siirtyy eteenpäin kohti seuraavaa yhteydenottoa.