Maailman lentoyhtiöiden asiakassuhteista vastaavat päälliköt kokoontuivat Helsinkiin elokuun lopussa, kun Finnair isännöi ensimmäistä kertaa WACRAn (Worldwide Airline Customer Relations Association) vuotuista konferenssia.
- Heti kun kuulimme, että tämä kunnia osui meille, aloimme miettiä, kuka voisi auttaa meitä järjestelyissä, sillä tiesimme että urakka on suuri, sanoo Sami Mäenpää (Director, Customer Relations) Finnairista. Sami toimii myös WACRAn kuusihenkisessä johtoryhmässä ja Host Carrier Directorina tämän konferenssin osalta, joka on jo 58. järjestyksessään.
Niinpä sitten SMT:n tapahtumatiimissä soi puhelin, ja Event Manager Tiina Katainen kääri hihansa. - SMT toteutti villitkin ideamme ja teki vastaavasti omia ehdotuksiaan monen vuoden tapahtumajärjestäjän kokemuksella, Sami kiittää yhteistyötä.
Seminaaria ja saaristoa
Konferenssi oli nelipäiväinen tiivis paketti sunnuntai-illasta keskiviikkoaamupäivään. Siihen osallistui noin 70 henkeä 24:stä eri lentoyhtiöstä. Tilaisuuden luonteeseen vaikuttivat mm. konferenssin vuotuiset perinteet ja kansainvälisten osallistujien määrä. Kun osallistujat tulevat ympäri maailmaa, korostuvat kulttuurierot sekä käytännön varausjärjestelyt, kuten viisumihankinnat ja lentojen reititykset.
Asiasisällön lisäksi ulkomaisille vieraille haluttiin luonnollisesti esitellä Suomea, sen luontoa ja kulttuuria. Konferenssin teemana oli Under the Nordic Lights eli Revontulten alla, ja revontulet tuotiinkin osaksi konferenssitilaa hehkumaan sen kattoon ja seinille. Samalla ne muistuttivat Finnairin uudesta A350-koneesta, jossa vastaavanlainen tekniikka on mahdollista.
- Vieraat olivat vaikuttuneita Suomen luonnosta ja rauhallisuudesta. Tiina keksi viedä heidät illalliselle ravintola Boathouseen, joka sijaitsee saaressa Helsingin edustalla. Siellä vieraat istuivat kalliolla ja ihmettelivät auringonlaskua, joka värjäsi kallion ja meren oranssinpunaiseksi aivan kuten ohjelmalehtisemme kannessa, Sami ihastelee. - SMT:n verkosto todella vakuutti meidät. Halusimmepa sitten kiertoajelun raitiovaunulla tai Finnairin omat logobussit kuljettamaan vieraita, kaikki onnistui.
Tekniikan merkitystä ei tule aliarvioida
Tapahtumassa panostettiin paljon myös tekniikkaan. - Kun esiintyjät ja puheenvuorot ovat tilaisuuden pääantia, täytyy kaikkien kuulla ja nähdä heidät. Kaikki muistavat vieläkin, kuinka edellisen vuoden konferenssissa ääni kiersi niin, että hädin tuskin selvää sai, Sami puistelee päätään. - Helsingin konferenssin jälkeen tajusin todella, miten paljon kunnon ääni-, kuva- ja valotekniikka vaikuttavat tilaisuuden tunnelmaan.
Tekniikkaa hyödynnettiin jo ennen tilaisuutta. Finnair otti käyttöönsä SMT:n ilmoittautumisten hallintapalvelun, jossa reaaliaikainen ilmoittautumistilanne oli koko ajan myös Samin nähtävillä. Samaa kautta hoidettiin osallistujien majoitusvaraukset ja osallistumismaksut.
Mitä yhteistyö antoi?
- Ammattilaisen apu järjestelyissä toi meille helppoutta ja aitoa säästöä sekä vapautti omaa aikaamme. Tiina osasi ennakoida ja ratkaista mahdolliset ongelmakohdat ennen kuin niitä syntyikään, Sami hymyilee.
-Tapahtumajärjestelyiden ulkoistaminen säästi Finnairilta omaa aikaa ja rahaa ja antoi meille mahdollisuuden keskittyä omaan osaamisalueeseemme eli tasokkaiden kansainvälisten puhujien hankkimiseen ja tunnettuuden kasvattamiseen. Konferenssi onnistuikin niin hyvin, että asetimme riman todella korkealle seuraavaa vuotta varten.