Tällä hetkellä teemme lähes kaikki asiakkaidemme tapahtumat virtuaali- tai hybriditapahtumina. Monille päätös siihen vaihtoehtoon siirtymisestä on ollut helpotus. Ei tarvitse sitten h-hetkellä jännittää tilannetta. Eikä enää voi jäädä odottamaan tilanteen selkeytymistä. Viimeistään nyt on aika huomioida henkilökuntaa, asiakkaita ja muita sidosryhmiä.
Jos et ole järjestänyt virtuaalitapahtumaa aiemmin voi muutama juttu tulla ehkä vähän yllätyksenä. Homman helpottamiseksi listaamme tähän sinulle muutaman huomion:
Hinta
- Tekniikka ei ole mitenkään järjettömän kallista, mutta toki siihen saa upotettua ison summan rahaa jos haluaa.
- Virtuaalinen tapahtuma ei välttämättä tule yhtään halvemmaksi kuin livenä järjestettävä tapahtuma.
- Laskutettavat asiat ovat pitkälti samoja, kun ruoka ja juomakin voidaan lähettää osallistujille kotiin.
- Virtuaalinen tapahtuma rakentaa brändiä siinä missä face to face -tapahtumakin. Ja tällä on arvo.
Työmäärä
Virtuaalisen tapahtuman järjestämisen työmäärä ei ole yhtään pienempi kuin livetapahtuman. Suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin seuraavat asiat:
- Halutaanko yksi- vai kaksisuuntaista kommunikointia.
- Montako puhujaa on ja sijaitsevatko he eri osoitteissa.
- Pitääkö puhujat valmentaa esiintymistä varten, vai ovatko rutinoituneita ruutuesiintyjiä.
- Mitä ruudulla halutaan näkyvän.
- Virtuaalitapahtuman ajolista täytyy tehdä sekuntien tarkkuudella.
Osallistujakokemus
- Suurin osa meistä on jo väsyneitä zoomeissa istumiseen, tarjoathan osallistujillesi jotain ihan muuta.
- Osallistujille kotiin lähetettävät tuotepaketit parantavat kokemusta.
- Ammattitaitoinen moderaattori on hyvä valinta. Kannattaa valita sellainen henkilö, joka on tottunut esiintymään ruudussa.
- Mikä houkuttelisi sinut ruudun äärelle ja pitäisi sinut siinä? Hyvä esiintyjä, puhuja, viihde vai tosi-tv?
Hybriditapahtumaa järjestäessä kannattaa muistaa, että siinä tehdään käytännössä kaksi tapahtumaa yhtäaikaa. Ohjelma täytyy suunnitella molemmat kohderyhmät huomioiden. Ei ihan yksinkertainen homma, mutta me autetaan näissä kaikissa.
Jutellaanko? Paiskaa viestiä, niin katsotaan yhdessä [email protected]