Paljonko yrityksesi käyttää matkustukseen nyt alkaneena vuonna 2021? Nykyisen kaltainen poikkeuksellinen tilanne voi tehdä kulujen ennustamisesta tuplaten vaikeaa, kun tilanne vielä muuttuu lähes päivittäin uusien ohjeiden ja sääntöjen myötä.
Huolimatta päidemme yllä leijuvista kysymysmerkeistä olemme keränneet tähän joitakin vinkkejä siitä, miten voit paremmin arvioida yrityksesi matkustusta tänä vuonna. Mukana on myös joitakin säästövinkkejä siltä varalta, että matkustus käynnistyy nopeammin kuin arvioit ja tarvitse tilaa budjettiisi.
1. Määrittele (uudelleen) välttämätön/sallittu matkustus
Jokaisen yrityksen tulee itse määritellä, mitä välttämätön matkustus juuri sille tarkoittaa. Se onnistuu punnitsemalla matkustamisen etuja ja matkustamattomuuden riskejä. Toisille yrityksille matkustaminen paikan päälle on tärkeämpää, kun taas toiset pärjäävät vielä videopalaverien varassa.
Ehkä matkan tärkeys pitäisi määritellä kategorioittain. Esimerkiksi asiakastapaamiset voivat olla välttämättömiä mutta sisäiset eivät. Tarkastele tilannetta säännöllisesti vuoden aikana ja määrittele välttämätön matkustus tarvittaessa uudelleen, niin pysyt joustavana muuttuvissa tilanteissa.
Suosittelemme myös kysymään matkustajilta heidän matkustushalukkuuttaan, sillä henkilökohtainen tilanne voi vaikuttaa siihen.
2. Seuraa kaikenlaisia kuluja
Tänä vuonna suosittelemme sinua käyttämään enemmän aikaa kulujen yksityiskohtaiseen tarkasteluun ymmärtääksesi, mitä yrityksesi matkustuksessa tapahtuu.
Esimerkki: matkustajat saattavat tällä hetkellä suosia autoilua mieluummin kuin lentämistä. Siksi autonvuokraus- ja hotellikulut voivat nousta nopeammin kuin lentokulut. Myös junamatkustus saattaa kasvaa.
Kannattaa myös analysoida erikseen kaukokohteiden ja lähikohteiden kuluja. Kotimaan ja lähialueiden matkat tulevat todennäköisesti elpymään nopeammin. Kiinassa kotimaan matkustus on jo toipunut koronaa edeltävälle tasolle ja jopa sen yli, mutta kansainvälisissä lennoissa on yhä rajoitteita.
3. Seuraa palveluntuottajien uutisia ja hintoja
Monet palveluntuottajat ovat siirtäneet viime vuoden sopimushintansa suoraan tälle vuodelle ja antaneet asiakkailleen mahdollisuuden saavuttaa vaaditut tasot. Nyt ei siis kannata hötkyillä kumppanisopimusten suhteen – mutta hintoja kannattaa seurata tarkkaan. Jos julkaistut hinnat putoavat sopimushintojesi alapuolelle, pyydä kumppaniltasi alennusta. Jos hinnat nousevat, sopimushinnat suojaavat sinua.
Seuraa tarkkaan myös kumppaneiden uutisia. Lentoyhtiöt voivat keskeyttää reittejä tai hotellit vaihtaa omistajaa tai sulkeutua. Jos nämä osuvat avainkohtaisiisi, niillä voi olla vaikutusta matkustuksen kokonaiskustannuksiin – voit jopa tarvita uuden sopimuskumppanin.
Jos yritykselläsi ei ole tarpeeksi ostoja sopimushintoihin, muista hyödyntää valmiita alennuksia, jotka olemme asiakkaillemme neuvotelleet Preferred Extras ™ -ohjelmassamme. Löydät ne automaattisesti varauskanavistasi GBT:ssä.
4. Hyväksytä matkat ennakkoon
Tarvitsisiko yrityksesi matkojen hyväksyntäprosessia? Ennakkohyväksynnällä voit rajoittaa tarpeettomia matkoja korkean riskiluokan kohteisiin, tukea matkustusohjeen noudattamista ja pitää kulut hallinnassa. Toisaalta prosessi ei ole yksinkertainen. Hyväksyjien tulee ymmärtää vaaditut kriteerit ja esimerkiksi tuntea ohjeen mukaiset säännöt ja kulut.
Onneksi meillä on työkaluja, jotka auttavat matkojen analysoinnissa. Neo-onlinepalvelusta varatessasi näet ennakkoon arvion kaikista matkan kustannuksista, myös muista kuin meidän kauttamme varattavista. Näin matkustaja tai matkanvaraaja näkee kustannusarvion jo ennen Varaa-napin painamista.
Matkustusturvallisuuden arvioinnissa apuasi on Travel Vitals -palvelumme. Sieltä voit tarkistaa kohteen turvallisuuden, riskitason, karanteenin ja sen pituuden ja arvioida näiden pohjalta, kannattaako kohteeseen matkustaa. Tutustu palveluun tästä.