Suomalainen Kirjakauppa halusi järjestää tapahtumansa avaimet käteen -periaatteella. SMT tuli apuun.
Viime vuoden lopulla Suomalainen Kirjakauppa päätyi monelle muullekin yritykselle tutun tilanteen eteen: omia resursseja tapahtumien järjestämiseen ei enää ollut. - Meidän piti päättää, hankimmeko oman työkalun ilmoittautumisten hallintaan ja jonkun sitä käyttämään vai ulkoistammeko tapahtumajärjestelymme, hallintojohtaja Pirjo Hämäläinen kuvailee.
Nyt SMT ja Suomalainen Kirjakauppa ovat tehneet yhteistyötä kahden tapahtumakokonaisuuden parissa ja suunnittelevat myyntikokousta syksylle. Yhteistyötä tehdään laidasta laitaan: välillä kyse on koko henkilöstön koulutuksista, välillä taas ydinryhmän ohjelmallisesta tilinpäätösillallisesta.
Alkuvuonna Suomalainen Kirjakauppa koulutti kaikki myyjänsä ympäri Suomea aktiiviseen asiakaspalveluun. Koulutuskiertueella se hoiti itse ohjelman ja ilmeen, käytännössä kaikki muu tuli SMT:ltä: tilat, ilmoittautumisten hallinnointi tapahtuman nettisivujen kautta, vahvistukset, yhteydenpito kouluttajiin ja palautekysely jälkeenpäin.
- Välillä ajattelin, kuinka onnellinen olen, kun minun ei tarvitse edes tietää mitään ilmoittautumisten hallinnoinnista, Pirjo nauraa. - Kun koulutetaan liki viisisataa ihmistä seitsemällä eri paikkakunnalla, lankojen käsissä pitäminen ei ole lastenleikkiä vaan muutoksia osallistujiin tulee väkisinkin. Aiemmin olisimme hoitaneet nämä käsin sähköpostin välityksellä.
Nyt tapahtumien hallinta ja järjestelyt pienintä yksityiskohtaa myöten ovat SMT:n Event Managerin Pia Höckertin näpeissä. - Voin olla rauhallisin mielin, kun tiedän, että kaikki hoituu, Pirjo kiittää. - Yhteistyömme myötä minulla on suurissakin tapahtumissa vain yksi kontakti, johon voin olla yhteydessä kaikista yksityiskohdista. Pia huolehtii eräpäivistä ja muistuttaa minua tarvittaessa niistä. Laskutus tulee yhdestä paikasta ja voimme luottaa siihen, että veloitus tapahtuu sovitun mukaisesti, mitkä säästävät taloushallintomme työtä.
Suomalainen Kirjakauppa on ottanut käyttöön myös SMT:n tapahtumaportaalin. Sinne kerääntyvät kaikki tiedot heidän tapahtumistaan: tehdyt tilaukset ja tarjoukset, toteutuneiden tapahtumien budjetit sekä palautteet. Kustannusten seuranta auttaa kirjakauppaa myös seuraavien tapahtumien budjetointivaiheessa. Myös muita, tavoitteita tukevia mittareita on tarkoitus lisätä palveluun.
- Lähdimme liikkeelle nopeasti, mutta kaikki on sujunut mainiosti, Pirjo vahvistaa. - Aluksi tapahtumien ulkoistus vaatii toki perusteluja: ylin johto on saatavat näkemään sen hyödyt. Tällöin kannattaa huomioida myös omalle työlle arvioitu aika verrattuna siihen, että saat tapahtumajärjestelyt avaimet käteen -periaatteella ja voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi.
- Kun kaikki on sujunut meillä hyvin, sana kiirii muuallekin konserniimme. Myös hyvin hoidettu tilinpäätösillallinen teki vaikutuksen muihinkin osallistujiin.
- Välillä pitää olla uskallusta ottaa askel eteenpäin ja tehdä asiat uudella tavalla, Pirjo kiteyttää. Ja nauraa tyytyväisenä.
----
Suomalainen Kirjakauppa on Suomen markkinajohtaja kirjojen vähittäiskaupassa. Ketju on yli 100-vuotias ja Otava-konsernin omistama. Otava-konserni on kolmanneksi suurin graafisen viestinnän kustantaja Suomessa. Ketjuun kuuluu 58 Suomalaisen Kirjakaupan myymälää noin 40 paikkakunnalla sekä verkkokirjakauppa www.suomalainen.com. Yrityksen 108 miljoonan euron liikevaihdosta noin 70 % on kirjamyyntiä ja noin 30 % koostuu toimistotarvikkeista, kalentereista, laskimista, paperitavarasta, peleistä ja web-tuotteista. Henkilökunnan määrä on noin 500.
Suomalainen Kirjakauppa on elämyksellinen, iloisesti ja aktiivisesti palveleva monikanavainen kirjakauppa, joka tarjoaa laadukkaita ja ajankohtaisia tuotteita oppimiseen, itsensä kehittämiseen ja vapaa-aikaan.