Kun yritys toimii 30 maassa, on liikematkustamisen oltava helppoa ja kustannustehokasta. Varausjärjestelmän ja muiden matkustuspalveluiden tuottamiseen tarvitaan siis osaava, kehityksen kärjessä kulkeva kumppani. Kansainvälinen sisäilmasto- ja käyttövesijärjestelmien toimittaja Uponor valitsi liikematkatoimistokseen SMT:n kilpailutuksen kautta vuonna 2013. Uponorin tavoitteena oli tuolloin yhtenäistää yrityksen toimintakulttuuria ja liikematkojen varausta lähdettiin kehittämään SMT:n kanssa mahdollisimman suoraviivaiseen suuntaan.
Mitä SMT tekee toisin kuin muut matkatoimistot?
SMT:n prosessitehokkuus saa kehuja Uponorin johdon assistentti Päivi Dahlqvistilta, joka oli valitsemassa uutta matkatoimistoa liikematkustamisen kumppaniksi. Kriteereinä valinnalle olivat etenkin entistä parempi palvelutaso ja pitkän tähtäimen kokonaissäästöt.
”SMT teki kartoitustyöt huolellisesti jo tarjousvaiheessa. Saimme heiltä juuri Uponorin tarpeisiin kohdistetun tarjouksen, joka oli hinta-laatusuhteeltaan hyvä. SMT:n näkökulma liikematkustamiseen tuntui myös tuoreelta ja raikkaalta. Vaihdoimme mielellämme kotimaiseen matkatoimistoon, joka kehittää palvelujaan muuttuvien tarpeidemme mukana,” kertoo Dahlqvist yhteistyön alkuvaiheesta.
Räätälöity online-varauspalvelu tuo helppoutta matkanvaraamiseen
SMT omaksui alusta lähtien vahvan konsultatiivisen roolin matkapalvelujen tuottajana. Uponorille tärkeän online-varausjärjestelmän suunnittelussa huomio kiinnitettiin pieniltäkin vaikuttaviin yksityiskohtiin. Näin saatiin rakennettua käyttäjäystävälliseksi hiottu varauspalvelu, joka näyttää matkustajalle vain ennalta valikoidut matka- ja hotellivaihtoehdot. Tämä vaihtoehtojen rajaus nopeuttaa matkan varaamista, sopimushinnat ovat selkeästi vertailtavissa eikä matkustajan tarvitse täyttää henkilötietojaan, sillä järjestelmä tunnistaa varaajan. SMT myös koulutti Uponorin aktiiviset matkustajat online-palveluiden käyttämiseen järjestämällä webinaareja.
Räätälöity raportointi pohjana liikematkustamisen kehittämiselle
Kiitosta Uponorilta saavat toimivan online-varausjärjestelmän ja hyvän palvelun lisäksi SMT:n kehittämä raportointi. Esimerkiksi matkustuskuluista saa räätälöidyn raportoinnin myötä hyödyllistä tietoa, jonka perusteella toimintatapoihin voidaan tehdä parannuksia. Uponorilla nähdäänkin SMT:n arvo sen vahvassa panostuksessa matkustuskäytäntöjen kehittämiseen kerätyn tiedon pohjalta. Jatkuvasti terävöityvä ja eteenpäin vievä yhteistyö takaavat, ettei Uponorilla tarvitse edes harkita palveluntarjoajan vaihtoa. Niin paljon matkustava yritysjohto, kuin työntekijätkin, ovat olleet tyytyväisiä kokonaisvaltaiseen palveluun:
Kilpailutusprosessissa silloinen Suomen Matkatoimisto antoi dynaamisen kuvan sitoutuneesta tiimistä, ylintä johtoaan myöden. Pian valintamme jälkeen fuusiossa syntyi uusi SMT, jossa hyvin nopean integraation jäljiltä sama tekemisen meininki jatkui – heijastuen positiivisesti palvelun laatuun ja asenteeseen. Vuosittaiset tapaamiset SMT:n johdon kanssa antavat hyvän päivityksen matkustuksen trendeistä ja mahdollisuuksista, joita SMT yhteistyökumppaninamme tarjoaa. Ne ovat myös vahvistaneet aiemmin tekemämme yhteistyökumppanivalintamme oikeaksi – positiivinen henki asiakastyössä jatkuu.” - Uponorin toimitusjohtaja Jyri Luomakoski
SMT tarjoaa Uponorille mm.
- Matkustusportaalin, josta löytyvät mm. varausjärjestelmä ja matkustusohjeet
- Online-varausjärjestelmän, joka on optimoitu käyttöömme:
- Rajatut matkustusvaihtoehdot, suositellut ”kotihotellit” ja henkilöntunnistus suoraviivaistavat varausten tekemistä verkossa - missä ja milloin tahansa.
- Palvelua: Asiakasyrityksen tarpeet tuntevan yhteyshenkilön, ohjausryhmän ja teknisen tuen.
- Konsultaatiota ja johdon tuen: Raportoinnin ja sen analysoinnin perusteella tehdyt kehitysehdotukset.
- Turvallisuutta: SMT tietää missä väkemme on, informoi heitä matkan kulusta ja tavoittaa heidät myös poikkeustilanteissa.
SMT:n jatkuva matkustamisen kehittäminen johtaa hyviin tuloksiin
Ajansäästö – optimoitu matkanvarausportaali säästää klikkejä
Räätälöity järjestelmä tunnistaa matkustajan ja tarjoaa tälle rajatun määrän ennalta valittuja vaihtoehtoja. Näin aikaa ei kulu selailuun ja henkilötietojen syöttämiseen. Raportointi on myös tehokasta ja sen perusteella tehdään tarvittuja muutoksia heti. SMT:n prosessitehokkuus tuo sujuvuutta niin työntekijöiden arkeen, kuin liiketoiminnan kehittämiseen.
Kilpailukykyiset hinnat - keskitämme matkavarauksesi järkevästi
Sopimushinnat ovat helposti vertailtavissa ja keskittäminen näkyy säästöinä. Kun asiakkaalle räätälöidään oma online-varausportaali, voidaan siitä poistaa kaikki ylimääräisiä kuluja aiheuttava ja keskittyä olennaisten palveluiden tarjoamiseen edullisesti ja keskitetysti.
Turvallisuus – SMT tietää missä työntekijäsi matkaavat
Keskitetty varaaminen parantaa matkustajien turvallisuutta ja seurantaa. Sen ansiosta on tiedossa, missä työntekijät ovat ja heitä voidaan varottaa poikkeustilanteista esim. tekstiviestillä ja reagoida nopeasti aikataulumuutoksiin. SMT:n palveluun kuuluu kaikkien matkustajien kontaktointi vakavissa tai laajoissa poikkeustilanteissa. Lisäksi on mahdollista tilata palvelu, jossa matkustajat saavat myös pienemmissä haittatilanteissa, kuten lakoissa, tiedotteet puhelimeensa.
SMT:n myyntiryhmän päällikön Asta Vennon vinkkejä liikematkoja tekeville yrityksille:
- Mieti miksi matkustatte? Voisiko matkoja korvata esim. webinaareilla?
- Luo yhtenäiset, selkeät käytännöt, niin jokainen voi varata matkansa itse ja se tulee tehtyä ajoissa.
- Tee nopeasti silmäiltävät tiivistykset matkustavien ohjeistuksesta.
- Tilaa omiin tarpeisiinne räätälöity online-varausportaali:
- Nopea matkan varaus perustuu henkilötietojen tunnistamiselle ja rajattuihin vaihtoehtoihin.
- Keskitä ostoja: vain muutama matkustus- ja hotellivaihtoehto riittää, jos ne ovat hyviä.
- Pelkkä raportointi ei riitä, vaan analyysien pitää ohjata tekemistä ja johtaa tarvittaessa muutoksiin. Me SMT:llä panostamme konkreettisiin kehitysehdotuksiin ja toimimme johdon tukena muutosprosesseissa.
- Älä vertaile vain hintoja, vaan palvelutarjontaa ja pitkän tähtäimen säästömahdollisuuksia.
Uponorilla matkustamien on arkipäivää – siksi sen täytyy sujua helposti
Uponor on yksi johtavista asuin- ja liikerakennusten sisäilmasto- ja käyttövesijärjestelmien toimittajista Euroopassa ja Pohjois-Amerikassa. Pohjois-Euroopassa Uponor on myös merkittävä yhdyskuntatekniikan putkijärjestelmien toimittaja. Yrityksessä työskentelee yhteensä noin 3 800 henkilöä ja aktiivista toimintaa on 30 maassa. Liikematkustus onkin Uponorilla arkipäivää. SMT:n online-varausjärjestelmää käyttää tällä hetkellä n. 70 % matkanvaraajista, mutta käyttöprosenttia ohjataan kasvuun, sillä keskitetystä varaamisesta saatu säästö näkyy selkeästi liikematkustuskuluissa.
SMT on liikematkakumppanisi kun et kaipaa yhtään turhaa mutkaa matkaan.