- Tarkastele matkojen hyväksyntäprosessia proaktiivisesti
Saatavilla on työkaluja, joiden avulla esimiehet voivat hyväksyä matkavaraukset ennen lipunkirjoitusta. Hyväksynnän voi määritellä tarpeelliseksi esim. matkakohteen, matkustajan roolin tai matkan syyn perusteella, ja prosessi toimii myös online-varauksissa.
Voit esimerkiksi rajoittaa matkustusta tiettyyn kohteeseen tai ohjeistaa online-varaajat olemaan yhteydessä palvelutiimiinsä hyväksynnän vaativien kohteiden varaamiseksi.
- Tee yhteistyötä liikematkatoimistosi kanssa.
Seuraa ja päivitä säännöllisesti hyväksyntätarpeita niin, että ne huomioivat ajantasaiset riskikohteet ja matkustusrajoitukset.
- Tarkastele matkustusohjettasi.
Onko sitä päivitetty säännöllisesti vai pölyyntyykö se laatikossa? Matkustusohjeen tulisi olla joustava ja reagoida muuttuviin tilanteisiin nopeasti. Mutta paraskin ohje toimii vain silloin, kun matkustajat ovat tietoisia siitä. Pohdi siis, miten muutokset viestitään henkilöstölle. Tee tarvittaessa yhteistyötä HR:n, turvallisuuden, compliancen ja sisäisen viestinnän kanssa.
- Kun joudut perumaan matkoja ja tapahtumia, täsmällinen viestintä osallistujille on tärkeää.
Tee yhteistyötä liikematkatoimistosi kanssa, jotta voit viestiä matkustajillesi tehokkaasti kaikissa tarvittavissa kanavissa, esim. kännykän push-viesteillä, tekstiviesteillä, puhelimella ja sähköpostilla.
- Jos jotakin poikkeavaa sattuu matkan aikana, pystyvätkö matka-asiantuntijat olemaan suoraan yhteydessä matkustajaan?
On olemassa palveluita, joiden avulla Travel Manager voi paikallistaa matkustajansa ja olla heihin yhteydessä. Myös matkatoimiston on syytä voida olla yhteydessä matkustajaan esim. uusien matkasuunnitelmien vuoksi.
- Matkatoimistosi tekee yhteistyötä ja välittää matkustajan tarpeelliset profiilitiedot lentoyhtiöille, hotelleille ja muille palveluntuottajille.
Kun tieto kulkee keskitetysti, poikkeustilanteen hallinta on helpompaa.
- Huomioi matkustusohjeesi noudattaminen.
Rajoituksista, ohjeista ja työkaluista on apua vain, jos matkustajat varaavat matkansa keskitetysti ohjeiden mukaisista kanavista. Tee yhteistyötä HR:n ja turvallisuustiimin sekä matkatoimistosi kanssa, jotta voitte painottaa keskittämisen tärkeyttä matkustajille.
- Kiinnitä huomiota sopimushintojesi muutos- ja peruutusehtoihin.
Poikkeustilanteissa voit huomioida muutoskulujen vaikutuksen budjettiisi – ja säätää niitä tarvittaessa seuraavissa kumppanineuvotteluissa sinulle sopivampaan suuntaan.
- Teetkö päätökset faktojen pohjalta?
Kun arvioit tilanteen kehittymistä, seuraa eri maiden hallitusten ohjeistuksia, WHO:n ja terveysviranomaisten ohjeita ja riskinhallinnan asiantuntijoita.
