Varausehdot
Matkaostoihin ja -varauksiin, jotka on tehty American Express Global Business Travelin Suomen yksikön (GBT Finland Oy, jäljempänä GBT) online-itsevarauspalvelun kautta sovelletaan alla olevia matkaehtoja ja ohjeita.
GBT toimii järjestelmän välittäjänä. GBT toimii välittäjänä eri matkapalveluille, joista vastaa palvelun tuottaja. GBT vastaa ainoastaan toimittamiensa matka-asiakirjojen oikeellisuudesta. GBT:n korvausvastuu asiakirjojen virheellisyydestä aiheutuneesta vahingosta on määrältään Asiakkaalle aiheutuneet välittömät kustannukset, kuitenkin enintään ko. matkan ja matkapalvelua koskevien lippujen ja muiden maksujen yhteismäärä. Korvausvaatimus on esitettävä vuoden kuluessa siitä, kun matka on tehty uhalla, että oikeus korvaukseen menetetään.
Online-itsevarauspalvelu on tarkoitettu Asiakkaan henkilökunnan sekä muiden Asiakkaan hyväksymien henkilöiden työ- tai virkatehtävän hoitamiseksi. Palvelun käytöstä sovitaan Asiakkaan ja GBT:n välisessä matkapalvelusopimuksessa. Palvelun tarjooma (palveluntuottajat ja hintatyypit) määritellään yhteistyössä Asiakkaan kanssa.
Itsevarauspalvelu on tarkoitettu yksinkertaisten matkavarausten tekemiseen toistuvilla reiteillä. Kiertomatkojen ja monimutkaisten matkavarausten tekeminen palvelutiimistä on suositeltavaa parhaimman hinnan ja sujuvimman yhteyden varmistamiseksi, koska emme voi taata järjestelmän antaman tarjoomaan sopivuutta monimutkaisissa matkoissa. Online-itsevarauspalvelun käyttäjätuki toimii palvelutiimin puhelinnumerossa palvelutiimin aukioloaikoina. Käyttäjätuki auttaa virhetilanteissa ja antaa navigointiapua. Käyttäjätuki ei auta varausten sääntöjen lukemisessa eikä matkavaihtoehtojen valinnassa.
Järjestelmä on asiakkaan käytössä 24/7 lukuun ottamatta huoltokatkoksia, päivityksiä ja mahdollisia käyttökatkoksia. Palveluun oleellisesti vaikuttavista päivitys- tai huoltokatkoksista GBT ilmoittaa etukäteen aina kun se on mahdollista.
Varaajan velvollisuudet ja vastuut
Varaaja tekee matkan hintavertailut palvelun avulla ja vastaa kaikista tekemistään varauksista, peruutuksista, muutoksista, no show-tilanteista sekä muista mahdollisista kuluista. Jos GBT tekee varaukseen Varaajan pyynnöstä muutoksia, peruutuksia tai hintavertailuja, veloitetaan GBT:n voimassaolevan palveluhinnaston mukainen palvelumaksu.
Varaaja vastaa itse matkustajaprofiilin päivityksestä ja oikeellisuudesta. Matkustajan nimet tulee olla passissa olevien tietojen mukaiset ja oikeellisesti ilmoitettu matkustajaprofiiliin. Matkustajatiedot tulostuvat matkadokumenteille sekä välittyvät palvelun tuottajille.
Varaajan velvollisuus on tarkistaa ennen matkan vahvistamista, että varauksella olevan matkan tiedot ovat oikein. Lisäksi Varaajalla on velvollisuus tarkistaa sähköpostitse saamansa matkavahvistuksen sisältö. Mikäli varauksella on virheellistä tai puutteellista tietoa, on Varaaja velvollinen korjaamaan virheelliset tiedot online-itsevarauspalvelussa ennen lipunkirjoitusta.
Mikäli matkadokumentit on kirjoitettu, on Varaaja velvollinen ilmoittamaan GBT:n palvelutiimiin matkan muutoksista välittömästi. Mikäli palveluntuottaja sallii muutoksen, veloittaa GBT uudelleenkirjoitettavista matkadokumenteista voimassaolevan palveluhinnaston muutoskulun sekä mahdolliset tuottajien GBT:ltä veloittamat kulut.
Varaaja on velvollinen ilmoittamaan GBT:lle, mikäli hän ei ole saanut matkadokumentteja ennen matkan alkua.
Ennen matkalle lähtöä Matkustaja on velvollinen tarkistamaan, että hänellä on voimassaoleva passi tai muu tarvittava matkustusasiakirja sekä tarvittavat viisumit, vakuutukset ja rokotukset kaikkiin matkakohteisiin. Lisäksi Matkustaja on velvollinen tarkistamaan lentoaikataulun ja lentoyhtiön mahdolliset vaatimukset esim. matkatavaroiden ja matkustajan ennakkotietojen suhteen lentoyhtiön/lentokentän Internet-sivuilta sekä luovuttamaan kohdemaan vaatimat ennakkotiedot, jotka ovat edellytyksenä maahanpääsylle. Mikäli Matkustaja/Varaaja ostaa yhdensuuntaisen lentolipun, tulee hänen selvittää, vaaditaanko voimassaoleva paluulippu maahan pääsyn edellytyksenä.
Tehdessään kolmannen osapuolen (palvelun tuottaja) varauksia Matkustaja/Varaaja hyväksyy tämän palvelun tuottajan palvelun ja kaupan ehdot. Matkatoimisto ei vastaa palvelun kautta varattavista Internet-lentohinnoista eikä muista kolmannen osapuolen palvelun tuottajan palveluista, varaussivustosta tai maksuista. Varauksen yhteydessä Varaaja antaa suostumuksen matkustajatietojen siirtymiseen palvelun tuottajan Internet-sivuille.
Profiilit ja tietosuoja
Online-itsevarauspalvelu toimii tietokantana matkustajaprofiileille sekä palvelutiimistä tehtävissä että online-varauksissa. Asiakasyrityksen vastuulla on varmistaa profiilien ajantasaisuus. Asiakasyrityksen on huolehdittava tarpeettomien profiilien poistosta, uusien lisäämisestä ja tietojen ylläpitämisestä.
Jos Asiakkaan kanssa on sovittu erityisiä viitteitä tai muita tietoja, jotka tulisi olla tallennettuna Matkustajan profiiliin, on Asiakkaan huolehdittava, että kaikista profiileista sovitut tiedot löytyvät ja että tieto on asianmukaista. Mikäli profiileissa ei ole kaikkia esim. laskutukseen vaadittavia tietoja, GBT veloittaa erillisen palvelumaksun tiedon keräämisestä.
Profiilitiedot ovat luottamuksellisia, ja niitä käytetään ainoastaan tämän varauspalvelun mukaisten tehtävien hoitamiseen. Profiilitiedot ovat ainoastaan GBT:n toimistojen käytettävissä. Tämän sopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi GBT:llä on kuitenkin oikeus tarvittaessa luovuttaa profiilitietoja GBT:n yhteistyökumppaneille. Mikäli yhteistyö päättyy, Asiakas ja GBT sopivat erikseen siitä, miten profiilitietojen kanssa menetellään.
Hyväksymällä nämä ehdot Varaaja hyväksyy myös GBT:n matkustajaprofiiliehdot.
Tuottajahinnat ja maksaminen
Palveluiden hinnat perustuvat tämän päivän valuuttakursseihin, hinnastoihin ja määräyksiin. Mikäli niissä tapahtuu muutoksia ennen lipun kirjoitusta, matkan hinta muuttuu vastaavasti. Hinnat ovat sitoumuksetta. Mahdollinen lentoyhtiön perimä luottokorttilisämaksu lisätään varaukselle lipunkirjoituksen yhteydessä.
Lentolipun hinnassa peritään kaikki ne verot, jotka ovat mahdollista maksaa lipunkirjoitushetkellä ennen matkalle lähtöä. Matkustaja on velvollinen maksamaan mahdolliset muut verot muissa maissa paikanpäällä. Lentokenttäverot ovat sidottu valuuttakursseihin ja niissä tapahtuu jatkuvaa kurssivaihtelua.
Osalla lentoyhtiöistä mm. ruumaan menevä matkatavara ei sisälly lipun hintaan. Lisäveloitus matkatavaroista tai muista palveluista tulee maksaa suoraan lentoyhtiölle. Hinnat ja lisätietoa maksusta saa lentoyhtiöltä.
Varaaja on velvollinen tarkistamaan kunkin palvelun muutos-, peruutus- ja maksuehdot.
Palvelumaksun maksaminen tapahtuu Asiakkaan ja GBT:n välisessä matkapalvelusopimuksessa sovitulla tavalla. Internet-hintaisiin lentovarauksiin sovelletaan varatun lentoyhtiön hintoja, hintasääntöjä, ehtoja ja muita määräyksiä, jotka ovat saatavilla sen internet-sivuilta. Internet-hintaiset lentovaraukset ovat välittömästi sitovia ja ne maksetaan asiakkaan luottokortilla. Lentoyhtiö veloittaa välittömästi luottokortilta lentohinnan, siihen liittyvät verot, maksut ja korvaukset sekä mahdolliset lentoyhtiön perimät käsittely- ja muut maksut. Varauksiin liittyvät kyselyt, muutokset ja peruutukset osoitetaan suoraan lentoyhtiölle.
Hotelli- ja autovaraukset edellyttävät luottokortin numeron ja voimassaoloajan varauksien vahvistusta varten. Maksu tapahtuu perillä kohteessa. Hotelleilla ja autovuokraamoilla on oikeus periä peruutuskulut varaukselle annetulta luottokortilta, jos varausta ei ole peruttu peruutusehtojen mukaisesti.
Lipunkirjoitus ja matkadokumentit
Lentoliput kirjoitetaan noudattaen lentoyhtiöiden lipunkirjoitussääntöjä. Lipunkirjoitusajankohta riippuu lentoyhtiöstä, varausajankohdasta, lipputyypistä sekä GBT:n ja Asiakkaan välisestä palvelusopimuksesta. Lentoyhtiöillä on oikeus pyytää lipunkirjoitus aikaisemmin kuin hinnan säännössä sanotaan ja GBT kirjoittaa liput tällöin lentoyhtiön pyynnön mukaan. GBT pyrkii ilmoittamaan aikaistetusta lipunkirjoituksesta asiakkaalle ja tämän velvollisuutena on ilmoittaa viimeistään lipunkirjoituspäivänä mikäli lippua ei tarvita tai matkaan on tullut muutoksia.
Varauksissa, jotka tehdään juuri ennen vuorokauden vaihtumista, tulee huomioida, että lipunkirjoitus saattaa tapahtua vasta seuraavan vuorokauden puolella. Lipun hinta määräytyy lipunkirjoituspäivän mukaan perustuen ko. päivän valuuttakursseihin, hinnastoihin ja määräyksiin.
Mikäli palvelu mahdollistaa viiveliputuksen, liput kirjoitetaan viimeistään lähtöä edeltävänä arkipäivänä noudattaen lentoyhtiöiden lipunkirjoitussääntöä, muissa tapauksissa liput kirjoitetaan heti vahvistuksen jälkeen.
Lentoliput toimitetaan sähköisenä lentolippuna (e-lippuna) varauksen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Suosittelemme e-lipun tulostamista mukaan matkalle. Hotellit ja vuokra-autot sisältyvät matkavahvistukseen, joka toimitetaan sähköisesti varauksen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Niistä ei toimiteta erillistä voucheria.
Huomaathan, että useat lentoyhtiöt ovat kiristäneet ns. tuplavarausten ja käyttämättömien paluulippujen seurantaa. Tuplavaraus tarkoittaa samalle matkustajalle päällekkäisille tai liian lähekkäisille päiville tehtyjä varauksia. Käyttämättömiä lippuja on yritetty hyödyntää esim. ristikkäisvarauksissa.
Lentoyhtiöt saattavat peruuttaa päällekkäiset varaukset automaattisesti ennen lipunkirjoitusta. Huomaathan myös, että jos menolentoa ei käytetä, peruuntuu paluulento automaattisesti. Tuplavarauksista ja käyttämättömistä lipuista voi aiheutua lisäveloituksia lentoyhtiöstä riippuen. Lentoyhtiöiden asettamien sääntöjen vastainen toiminta ja siitä mahdollisesti aiheutuvat haitat sekä lisäkustannukset ovat matkan tilaajan vastuulla.
Lentoyhtiö ei ole vastuussa eri lipuilla olevasta jatkoyhteydestä. Lentoyhtiöt eivät ole vastuussa toisten yhtiöiden jatkolennoista, kun lennot ovat erillisillä lipuilla. Myös mahdolliset matkatavarat pitää lähtöselvittää kohteessa, jossa lippu vaihtuu.
Muutokset ja peruutukset
Matkapalveluiden peruuttamisessa, muuttamisessa ja takaisinmaksukäytännössä noudatetaan kuljetusyhtiön, hotellinvälittäjän tai muun vastaavan määräämiä ehtoja. Lisäksi veloitetaan mahdolliset viestitys- ja pankkikulut sekä GBT:n palvelumaksut.
Muutos- ja peruutustilanteissa noudatetaan aina tuottajien omia sääntöjä. Asiakas voi muuttaa ja peruuttaa varauksen ennen matkadokumenttien kirjoittamista. GBT:n tehdessä muutoksia tai peruutuksia varauksiin veloitetaan voimassaolevan palveluhinnaston mukaisen palvelumaksun. Matkadokumenttien kirjoittamisen jälkeen varausta ei voi muuttaa tai perua online-itsevarauspalvelun kautta. Näissä tapauksissa veloitamme GBT:n voimassaolevan palveluhinnaston muutos- tai peruutuskulun sekä mahdolliset tuottajien GBT:ltä veloittamat kulut.
Lentoyhtiöillä on oikeus muuttaa lennon aikataulua ja reititystä ennen matkan alkua ja sen aikana. Varaajan/Matkustajan vastuulla on tarkistaa lentotiedot ennen lennon lähtöä. EU:n asetuksesta on lisätietoja EU:n internet-sivuilla.
Mahdolliset reklamaatiot ja korvausvaatimukset myöhästymisistä tai matkan aikana tapahtuneista muista palveluiden epäkohdista osoitetaan suoraan kyseiselle palvelun tuottajalle.
GBT tai palveluntuottajat eivät ole vastuussa ylivoimaisen esteen (force majeure) estäessä matkan toteuttamisen tai tehdessä sen kohtuuttoman vaikeaksi. Online-itsevarauspalvelusta erillisillä hinnoilla varatut lento- ja hotellipalvelut eivät kuulu Valmismatkalain ja Yleisten valmismatkaehtojen puitteisiin eikä niiden peruutuksissa ja force majeure -tilanteissa näin ollen voida soveltaa ko. ehtoja.
Lisäpalvelut online-varauksiin
Lentoyhtiöstä riippuen lennoille voi olla tarjolla etukäteen ostettavia ja varattavia maksullisia lisäpalveluita. Näitä voivat olla mm. maksulliset istumapaikat, matkalaukut ja ateriat. Palvelut ovat varattavissa onlinesta lentoyhtiöstä riippuen ja mikäli yrityksesi on sallinut toiminnallisuuden aktivoinnin online-palveluun.
Varauksiin liittyvissä erikoistoiveissa (mm. lemmikkieläin, sukset, pyörätuoli tms.) tulee olla yhteydessä asiakaspalveluumme. Lisäpalveluista veloitetaan voimassaolevan palveluhinnaston mukainen lisämaksu.
Muuta huomioitavaa
Lentoyhtiö voi toteuttaa osan reiteistä maakuljetuksena (juna tai bussi). Lento- tai maareittien operoivat toimittajat löytyvät kulloinkin kyseessä olevan reitin lisätieto-osiosta.
Varausvaiheessa annetut istumapaikka- ja ateriatoiveet ovat suuntaa antavia. Lentoyhtiöt pidättävät oikeuden muuttaa niitä tarjonnan mukaan.
Lentoyhtiöt noudattavat ensisijaisesti omiin kanta-asiakasohjelmiin tallennettuja matkustajatietoja. Kaikilla lentoyhtiöillä ei ole maksutonta ruoka- ja juomatarjoilua lennoilla, eivätkä kaikki lentoyhtiöt ota vastaan erikoisruokatoiveita. Matkustajan tulee esittää mahdollinen lentoyhtiön kanta-asiakaskortti lähtöselvityksessä.
Lentoyhtiöiden säännöt kieltävät samalle matkustajalle ja samalle ajankohdalle tehtävät päällekkäisvaraukset. Lentoyhtiöillä on oikeus peruuttaa kaikki havaitsemansa päällekkäisvaraukset.
Käyttäjätuki
Itsevarauspalvelu on tarkoitettu yksinkertaisten matkavarausten tekemiseen toistuvilla reiteillä. Kiertomatkojen ja monimutkaisten matkavarausten tekeminen palvelutiimistä on suositeltavaa parhaimman hinnan ja sujuvimman yhteyden varmistamiseksi. Online-itsevarauspalvelun käyttäjätuki toimii palvelutiimin puhelinnumerossa palvelutiimin aukioloaikoina. Käyttäjätuki auttaa virhetilanteissa ja antaa navigointiapua. Käyttäjätuki ei auta varausten sääntöjen lukemisessa eikä matkavaihtoehtojen valinnassa.
Jos GBT tekee varaukseen Varaajan pyynnöstä muutoksia, peruutuksia tai hintavertailuja, veloitetaan GBT:n voimassaolevan palveluhinnaston mukainen palvelumaksu.